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Novo contrato de guarda documental do Estado gera economia de 30% e facilita trânsito de documentos

Servidores que atuam na gestão documental dos órgãos e entidades estaduais receberam treinamento nesta quinta-feira (27/6), na Cidade Administrativa

Entrou em execução, neste mês de junho, o novo contrato de armazenamento de documentos dos órgãos localizados na Cidade Administrativa. A nova modelagem contratada pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag) foi apresentada, nesta quinta-feira (27/6), a mais de 90 profissionais que irão atuar na gestão documental dos órgãos e entidades. A partir de agora, as unidades administrativas serão responsáveis pelos serviços de organização, catalogação e indexação de documentos para armazenamento.

Nilson Braga, diretor da Central de Serviços, da Subsecretaria de Gestão Logística, que gerencia o contrato de armazenamento, apresentou os novos procedimentos adotados, os custos, capacitando os usuários sobre organização e classificação de documentos.

Com o novo contrato e a nova metodologia, as despesas com gestão documental terão redução de aproximadamente 30%, podendo gerar uma economia anual superior a R$1 milhão. O contrato anterior tinha um custo de cerca de R$ 3,5 milhões anuais.

Armazenamento de documentos

Após a fase corrente de utilização, os documentos dos órgãos estaduais são armazenados em contêineres terceirizados, em Contagem, uma vez que a Cidade Administrativa não disponibiliza espaço para arquivo intermediário. O Estado possui 100 mil contêineres (caixas), com 20kg de capacidade cada, atendendo a cerca de 40 instituições. 

Existe um fluxo diário de documentos arquivados entre o armazém e a Cidade Administrativa e, do total da despesa com gestão do armazenamento, 40% corresponde ao gasto com trânsito de documentos para consulta. Os novos procedimentos adotados, além de facilitarem esse trânsito, promovem um melhor uso dos contêineres, e, consequentemente, diminuem os custos. 

A Central de Serviços verificou que muitos arquivos foram armazenados, anteriormente, sem descrição em relação ao conteúdo e ao tempo necessário de guarda. Por isso, as unidades administrativas, agora, devem organizar os documentos para guarda seguindo as diretrizes legais do Arquivo Público Mineiro (APM) e um plano de classificação de tempo. Dessa forma, o arquivamento é realizado por categorias, em forma de processos, facilitando a localização e o trânsito de documentos, uma vez que o trâmite se dará em unidades menores, não em caixas. 

“Para implementar um novo contrato de guarda documental, buscamos um modelo de contrato que nos permite ter controle e otimizar o gasto, uma vez que a gestão documental impacta diretamente na otimização do custo com a guarda”, explicou Nilson Braga.

Antes, os usuários também não utilizavam todo o espaço disponível nos contêineres. Com a gestão do armazenamento que está sendo promovida pela Central de Serviços, é necessário preencher toda a caixa antes de enviar para o local de guarda, possibilitando o melhor aproveitamento do espaço contratado e o arquivamento de novos documentos.

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